1on1ミーティングを効果的に導入・運用したい人事担当者の方、必見です。1on1ミーティングは準備なしに行うと単なる雑談の場になってしまったり、形だけのものになってしまったりします。今回は、社員の成長促進やパフォーマンス向上、エンゲージメント向上に繋げるための実践的なノウハウを解説します。KGI・KPI設定に課題を感じている、部下とのコミュニケーションを円滑にしたい、といった悩みを抱える人事担当者の方にも役立つ内容です。

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う定期的な面談のことです。多くの場合、週次もしくは月次といった頻度で実施されます。業務の進捗報告や課題共有といった業務に直接関わる内容だけでなく、キャリアプランや仕事へのモチベーション、職場環境への悩みなど、幅広いテーマを扱うことが特徴です。部下の成長支援や良好な関係構築を目的とし、上司と部下間の信頼関係を深め、円滑なコミュニケーションを促進することで、個人のパフォーマンス向上ひいては組織全体の活性化に繋がります。従来の上司部下間の関係性とは一線を画し、よりフラットで双方向なコミュニケーションを目指した、現代の企業において重要な役割を担うミーティングと言えるでしょう。

1on1では、従業員が抱える課題や目標達成に向けた進捗状況を共有し、上司からの適切なアドバイスやサポートを受けることができます。これにより、従業員は自身の業務における課題を明確化し、パフォーマンス向上の具体的な行動計画を立てることができます。

また、上司は従業員の状況を把握することで、適切な資源配分や業務調整を行うことができ、チーム全体の生産性向上にも繋がります。定期的な1on1は、従業員のスキルアップや成長を促進し、ひいては企業全体の業績向上に貢献する重要な要素となります。

1on1ミーティングは、上司と部下がお互いにフィードバックを交換する貴重な機会です。日常業務の中では伝えにくいフィードバックも、1on1という設定された場であれば、より建設的に伝えることができます。上司から部下へのフィードバックは、部下の成長を促すだけでなく、上司自身のマネジメントスキル向上にも繋がります。また、部下から上司へのフィードバックは、上司のマネジメントスタイルの改善や、チーム全体のコミュニケーション活性化に役立ちます。効果的なフィードバックの機会を設けることで、組織全体の風通しを良くし、より良い職場環境を築くことができます。
出展：パーソル総合研究所「職場での対話に関する定量調査」

1on1ミーティングでは、業務上の課題だけでなく、従業員が抱える個人的な悩みや不安についても話し合うことができます。日々の業務の中で見過ごされがちな小さな問題も、1on1で早期に発見し、適切な対応をすることで、大きな問題に発展する前に解決につながります。例えば、メンタルヘルスの問題や職場環境への不満などは、早期発見・対応が重要です。1on1を通じて従業員の状況を深く理解することで、離職防止やメンタルヘルスケアにも繋がります。

1on1の前に、話し合う内容を事前に決めておくことは非常に重要です。アジェンダを設定することで、限られた時間を有効に活用し、生産的な議論を行うことが可能です。アジェンダは一方的に上司が決定するのではなく、部下からも提案を募り、双方が納得した上で決定することが理想です。GoogleカレンダーやSlackなどのツールを活用して、事前にアジェンダを共有しておきましょう。

議題は具体的で明確なものにすることが大切です。例えば、「キャリアプランについて」ではなく、「3年後になりたい自分について」のように、具体的な内容を設定することで、より深い議論につながります。

1on1は、単発で行うのではなく、定期的に実施することが重要です。頻度は、チームの状況や個人のニーズに合わせて調整が必要です。一般的には週1回または隔週1回が推奨されており、固定の曜日と時間を設定することで習慣化しやすくなります。

また、急な業務が発生した場合でも、1on1の時間を優先的に確保するよう心がけましょう。業務の都合で変更せざるを得ない場合は、必ず代替の日程を調整することが大切です。

上記の表を参考に、自社に最適な頻度を設定しましょう。

出典：リクルートマネジメントソリューションズ「テレワーク下における上司と部下のコミュニケーションに関する調査」

1on1で話し合った内容に基づいて、具体的な行動計画 を策定するのもポイントの一つです。目標達成のためのステップを明確化し、期限を設定することで、着実に成果につなげていくことが可能です。

行動計画は、上司と部下が一緒に作成し、双方が合意 することが大切です。また、計画の実行状況を定期的に確認すると、必要に応じて修正していくことができます。SMART goals（具体的、測定可能、達成可能、関連性、期限付き）のフレームワークを活用することで、効果的な行動計画を策定するのもおすすめです。

1on1は、建設的なフィードバック を行うための貴重な機会です。フィードバックは、相手の人格ではなく、行動や成果に焦点を当てて行うと効果的です。

肯定的なフィードバックは、相手のモチベーション向上に繋がり、改善点を指摘するフィードバックは、成長を促す効果があります。具体例を交えながら、客観的 に伝えることで、相手も理解しやすくなります。「KPT（Keep、Problem、Try）」などのフレームワークを活用することで、フィードバックを効果的に行うことができます。また、SBI（Situation、Behavior、Impact）法を用いることで、具体的な状況、行動、影響を明確に伝えることができます。

せっかくフィードバックをしても、部下に正しく伝わらず、行動の変化につながらないケースがあります。フィードバックは具体的かつ行動に焦点を当てて行う必要があります。 抽象的な表現や人格を否定するような言葉は避け、改善可能な具体的な行動を指摘し、今後の行動目標を一緒に設定することが重要です。また、ポジティブなフィードバックとネガティブなフィードバックをバランスよく伝えることで、部下のモチベーションを維持しながら成長を促すことができます。サンドイッチ法(肯定的なフィードバック→改善点の指摘→肯定的なフィードバック)などを活用すると効果的です。

ミーティングの時間が短すぎたり、長すぎたりすることで、十分な議論ができなかったり、集中力が途切れてしまうことがあります。時間は、30分〜1時間程度を目安とし、事前に時間配分を計画しておくことが重要です。 また、時間内に収まらない場合は、次回に持ち越すなど、柔軟に対応する必要があります。議事録を作成し、前回の振り返りを行うことで、継続的な改善につなげることができます。

これらの対策を実践することで、効果を高め、組織全体の生産性向上に繋げることができます。1on1ミーティングは、適切な運用を行うことで、従業員のエンゲージメント向上、パフォーマンス向上、離職率低下といった効果が期待できます。 1on1の改善を継続的に行っていくことで、より良い上司と部下が信頼関係を築き、互いに成長できる場となるようにしていきましょう。

企業の人事担当者向けに、効果的な1on1ミーティングのやり方、よくある失敗例ついて解説しました。1on1ミーティングは、社員のパフォーマンス向上、フィードバック機会の創出、早期課題の発見、エンゲージメント向上や離職率低下に繋がります。しかし、ただ実施するだけでは効果は期待できません。準備や進め方を工夫することで、1on1の効果を最大化することが重要です。

社員とのコミュニケーションを通じてパフォーマンスを向上させる取り組みは、高卒採用でも重要なポイントとなります。高卒採用ラボは、高卒採用を考えている企業のための情報メディアです。高校生の採用を検討されている企業の方々は、ぜひ参考にしていただけたらと思います。【高卒採用がはじめてのかたへ】

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