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高卒の合否通知ってどうやるの?

2018年09月28日

この生徒は不合格。すぐに伝えるのは可哀そうかな。

「この生徒は不合格。すぐに伝えるのは可哀そうだから1週間待って連絡しよう」
面接の後、切っても切り離せないのが合否通知。高校生の採用活動の中で、不採用の通知が一番憂鬱になりますね。しかし、高卒採用の合否通知ではこのような心情はかえって生徒を困らせてしまいます。

今回は、高卒採用業務で最もナイーブな合否通知について考えてみましょう。

高卒採用の合否通知、どこが違う?

大卒や中途採用の合否通知では、採用候補者に対して「直接」電話やメールで通知しますが、高卒採用の場合は、候補者である生徒に直接合否の連絡をせずに、「先生」に通知するのがルールとして決められています。
先生に伝えた合否結果が、その後生徒へと伝えられる流れが一般的です。

採用結果の通知について、東京労働局の学卒求人活動のルールには下記のような記載がされています。

  • 合否連絡は速やかに(極力7日以内)文書で通知する
  • 不採用の場合は応募書類を学校へ返却をする
  • 不採用の理由を通知する

他の都道府県労働局での資料でも大枠同じ内容が書かれています。応募書類の返却に関しては法的な返却義務はありませんが、応募者の個人情報保護の信頼を得るためにも返却した方が望ましいとされています。

高卒採用の合否通知の手順

選考の合否は直接生徒ではなく、学校の先生に通知します。そして、合否通知をもらった先生から生徒へ伝えてもらいます。最も丁寧な対応は、合否が決定したらまずは電話で通知を行い、その後合否通知を書面で出すという対応です。書面での通知は学校用と、生徒に渡す用の2通準備すると良いでしょう。

なぜ合否通知を早く伝えなくてはならないの?

では、なぜ合否通知を早く伝えなくてはならないのでしょうか。

高校生の就活は「一人一社制」のルールで行われているため、面接が解禁となる9月16日以降、ほとんどの都道府県(一部例外あり)で、一人一社ずつ面接を受け、合否を待っています。
他の採用手法と比較しても、求職者(生徒)の「受かったのか」「落ちているのか」への興味は非常に大きいのです。不採用の通知が来ない限り、次の企業選定や、次の企業へ応募試験を申し込むことができません。ですから、一刻も早く合否判定を出すこと、特に残念ながら不合格となってしまった生徒の結果については、生徒を気遣い、早めに連絡することを意識しましょう。
先生も気が気ではありません。生徒の合否結果を少しでも早く知りたいと思っています。もちろん生徒に対しての親心もあれば、万が一不合格だった場合、「次にどこに応募してもらうか?」の観点で情報収集を行いたいのです。

このような背景があり、先に電話で合否通知をすることが望ましいのです。

むしろ、学校側からすると合否連絡が遅い企業には、良い印象を持ちません。翌年度以降の採用を考慮して、早い対応を心がけ、遅くても10日以内には結果の通知を行うように覚えておきましょう!

今さら聞けない!「合否通知」で気になること。

 面接時に直接「合格」と伝えてあげたい!

直接生徒に合否を伝えることは望ましくありません。高校を通じて応募をしていますので、先生に通知を行うようにしてください。

高校生に「不採用通知」は出さない方が良い?

高卒採用は、能力採用ではなく、今後大きな活躍を期待する人材の採用=「ポテンシャル採用」です。どちらかというと採用されやすいとされています。

しかし、企業にとって人材の選定はとても大事なことです。社風に合わない人材を採用してしまうと、お互いにとって良い結果にならないため、選考を実施した上で会社の採用基準に満たさないのであれば、不採用としても全く問題はありません。

毎年募集を出しているにも関わらず、選考基準が高くまったく採用しないと、学校からの紹介数は年を追って少なくなることもあります。あくまで社内での育成を考えて選考基準を「高卒用」に設けることを留意してください。

不採用通知の心得は、「理由を的確に伝えること」つまり、明確に「高卒用」の採用基準を決めておくことと、「早い合否通知」です。

不採用通知する際に、学校への印象を悪くしたくない。

高卒採用では「企業と学校間の信頼関係」が重要です。合否連絡は、当然次年度以降の採用も考えると気を使いますよね。
しかし実際は、先生の企業に対する不信感というのは、「1か月も採用の合否を教えてくれなかったのに、1か月待った挙句、不採用だった。」「理由を伝えることなく生徒を不採用にした。」などから生まれてきます。
先生への早めの対応を心がけることと、「なぜ、その生徒がミスマッチしたのか?」と伝えることが重要です。

不採用の理由が「他の候補者と比べて」だったけど伝えるべき?

「試験結果が基準点に満たなかった為」
「他の応募者との相対評価で決めたから」
などの言葉でも良いですが、特に面接で得た情報から、具体的にミスマッチした理由を伝えることで、一緒に企業の求める人材像を伝えることができます。
例えば、会社の方向性が「社員の成長を求める」だったとして、「成長よりも安定的な仕事を求める」という思考の生徒が応募した場合、不採用の理由は明確ですよね。このミスマッチをしっかりと伝えることが大切です。

その他に、次年度以降も見据えて、「その生徒のどの部分が足りなかったのか」や「どんな生徒なら良かったのか?」も併せて伝えると良いでしょう。対応が良く、不採用の理由が明確であれば、良い印象と求める人物像を与えることができ、翌年以降の採用活動が行いやすくなります。

まとめ

合否通知の注意点
①合否連絡は先生を通して行うこと
②合否が決まったら迅速に合否の連絡をすること
③不採用の際は、理由を明確に伝えること

「不採用通知をするともうその高校から募集が来ないのではないか?」と考えてしまう前に、これらをクリアするだけで先生との信頼関係を構築することができるのです。

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