採用メールは、求職者の人生を左右するほど大きな影響力を持っています。
そして、採用の通知や不採用の連絡に加えて、内容、連絡タイミング、文章の長さ、言葉遣いなど、採用メールの印象は企業のイメージを大きく左右することも。
そのため、採用メールの書き方を知ることは重要と言えるでしょう。
本記事では、印象の良い採用メールを書くポイント、適切なタイミング、新卒・中途、不採用、それぞれの例文と採用連絡の注意点を紹介します。
企業採用担当者は採用メールを送る前にぜひ参考にしてみてください。

採用メールを書く際に抑えておくべき基本は、以下の6つです。

個人情報が記載された書類の取り扱いについて言及するそれぞれのポイントについて順番に説明しましょう。

心構えからになりますが、採用メールを送る際は会社の顔であることを意識しましょう。
なぜなら、メールでの印象がそのまま会社の印象につながるからです。
たとえば、応募のお礼を綴った丁寧なメールを早く送ることで、仕事が早く、求職者や高校の先生に丁寧に対応する企業という印象を与えられます。
面接後に採用メールを書くときは、企業の印象を左右するため、自分が会社の代表であることを強く意識しましょう。

採用通知メールの選考結果は簡潔に伝え、わかりやすいメールになるように心がけましょう。
メールには、選考結果のほか、入社手続きに関わる重要な書類とその提出期限、今後の流れ、採用担当者の連絡先などの事務連絡を記載します。
文面が冗長になりがちな表現を洗い出し、読み手が混乱しないように工夫することも重要です。
高校の先生方は多くの生徒と企業とやり取りしているため、わかりやすいメールはそれだけで印象も良くなります。
特に、選考結果や次の面接日時といった重要な連絡は、目立つようにわかりやすく記載しましょう。
文面が長い場合は、適宜改行したり箇条書きにしたりするなど、読みやすさにも気を配ることが有効です。

採用通知メールは、迅速に連絡することが大切です。
なぜなら応募者は、ほかの企業と同時進行で就職活動をしている可能性が高いからです。
採用通知メールの送信が遅くなると、先にメールが届いた他社へのオファーを受けてしまう可能性があります。
遅くとも面接終了後1週間以内には送信できると良いです。
内定辞退を防ぐためにもなるべく早くメールを作成して結果を通知するようにしましょう。
また早く連絡をすることも大切ですが、注意点として高卒採用では高校生と直接やり取りができません。

採用の可否にかかわらず、まずは自社を選んでくれたことへのお礼を丁寧に伝えましょう。
応募者に対して感謝の気持ちを伝え、入社を期待するメッセージを記載することで、良い印象を与えるだけでなく、応募者のモチベーションを高めることなど、内定辞退を防ぐ効果も期待できます。
高校の先生に対しても、間接的な形にはなりますが、感謝を伝えることは、高校生たちが安心して入社式を迎え、気持ちよく社会人をスタートさせることにつながります。
また、不採用の場合でも、ネガティブな印象を与えないよう、特にお礼を丁寧に伝えましょう。
言葉遣いにも注意し、誠意をこめたメールを作成してください。

採用通知メールには、採用・不採用や新卒・中途に関わらず、採用担当者の名前や連絡先を必ず明記しましょう。
不明点があった場合に応募者が連絡できるようにするためです。
窓口となる採用担当者の名前だけでなく、部署名や電話番号、メールアドレスを記載してください。

履歴書や職務経歴書といった個人情報が記載された書類の取り扱いについてもしっかり言及しましょう。
高校でも個人情報にはより厳しくなっています。
応募書類には個人情報が記載されているため、採用・不採用のどちらに対してもきちんとした対応が求められます。
不採用の場合、応募書類は、返却するか処分するかが基本です。
処分する際には、応募者の不安を取り除くために、メールにおいて「弊社が責任を持って廃棄する」と明確に述べるようにしてください。

採用メールの文面には、採用結果のほかに付随して通知すべき項目が7つあります。

例文を添えながら順番に解説しましょう。

採用通知メールでは件名に「採用通知」と入れます。
件名を見ただけで採用の可否がわかるようにすると良いでしょう。
不採用通知メールの場合は中立的に「結果の連絡」と記述してください。
例）「選考結果のご連絡（社名）採用通知」

本文の冒頭に応募者の名前をフルネームで書きます。
応募者が多数いて、通知メールを大量に出さなければいけない場合は、送り先の名前の間違いに注意してください。
採用された応募者と不採用になった応募者の名前を誤って混同しないために、メール作成時にはリストなどを参照しながら注意深く確認しましょう。

採用メールでは社名・採用担当者（メールの送り主）の名前を明記し、採用試験や面接を受けてくれたことについてのお礼を述べます。
応募者が他の会社の採用試験にも参加している可能性があるため、採用通知メールには会社名と担当者名を明確に記載することが必要です。

選考結果は簡潔に書きましょう。
採用の場合は、採用に至ったことを簡潔に伝えます。
不採用の場合は、不採用であることをわかりやすく示す必要がありますが、相手の感情に思いやりを持ちながら、丁寧な態度で伝えることを大切にしましょう。

不採用となった応募者に対して、多数の会社のなかから自社にエントリーしてくれたことに対する感謝や気遣いを記載します。
さらに、履歴書などは個人情報保護法に基づいて取り扱う必要があるため、応募書類は処分するのか、返却するのかについても明記すると、より丁寧な印象になります。

各企業によって入社時に必要になる書類や入社までのスケジュールはさまざまです。
手続きの内容に合わせて必要事項を明記しましょう。
また、不明点があった場合の問い合わせ先も記載する必要があります。
なお、入社前の打合せなどはWebを利用することが効率的ですが、自社の状況に合わせて、Webか対面かを決定して実施しましょう。

最後に結びのあいさつで、応募者が入社してくれることに関する喜びや感謝を表現するようにしましょう。
結びのあいさつは、自社の印象アップ効果や、内定辞退を防ぐフォローの意味もあります。

ここでは、採用通知メールの例文をパターン別に4つ紹介します。

また、（）部分を適宜、自社や応募者の名前、必要事項に変えて活用してください。

新卒の採用通知メールの例文は以下の通りです。
（）部分を適宜、自社用に変えて活用してください。

中途採用の採用通知メールの例文は以下の通りです。
（）部分を適宜、自社用に変えて活用してください。

書類選考での不採用通知メールの例文は以下の通りです。
（）部分を適宜、自社用に変えて活用してください。

不採用通知作成時のポイントについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

面接での不採用通知メールの例文は以下の通りです。
（）部分を適宜、自社用に変えて活用してください。

冒頭でも説明したように採用メールは、企業イメージに大きく影響します。
一人の求職者に与えた印象が、SNSやクチコミによって世間に拡散される場合も少なくありません。
印象の良い採用メールにするには、次の4点に注意しましょう。

順番に説明しましょう。

採用メールは業種や事業内容にふさわしい内容か確認しましょう。
今回の記事で紹介した例文やネットなどに散見される採用通知のテンプレートは、あくまでも参考例です。
業種や事業内容、社風によって、ふさわしい文章は異なります。
また、応募者によって書き方を変える必要もあります。
採用メールは自社の顔としてふさわしい内容かどうか確認しましょう。

求職者から問い合わせがあった場合は、迅速に対応することが必要です。
なぜなら、対応に時間がかかると、「時間にルーズな企業」「応募者をないがしろにする企業」といったネガティブな印象を与え、企業イメージが悪くなる可能性もあるからです。
企業イメージが悪いと求職者は他社へ行ってしまう恐れもあります。
対応に時間がかかる場合は、まずはお礼の返信を送り、「お問い合わせの件につきましては、○月○日頃までに改めてご連絡します」などと書き添えると良いでしょう。

採用メールで、求職者に対して親切丁寧な対応を心がけることはとても重要です。
メールでのコミュニケーションは、対面や電話と比べて冷たい印象を与えがちです。
そのため、より丁寧な文章を考える必要があります。
失礼のない文章にすることだけでなく、心のこもった内容にすることを心がけましょう。

採用メールは、できるだけ早く送りましょう。
理由としては、現在の日本は少子高齢化や人口減少による人手不足によって業界全体で売り手市場が続いています。
連絡が遅くなればなるほど、他社へのオファーが早く出ているなど、内定辞退のリスクが高まる可能性があります。
目安としては面接日から３日、遅くとも１週間以内には採用メールを送りましょう。
また、内定辞退についてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

採用に関するメールは、企業イメージを左右する重要な文章です。
見直しをすることで、より良い内容に仕上げられます。
メールを送信する前に、次の5つのポイントを必ず見直しましょう。

採用通知メールは、企業が発信するメッセージの一つで企業の顔と言っても過言ではありません。
誤字脱字があるだけで、仕事が雑な企業という悪い印象を与えてしまい、企業のイメージダウンにつながります。
採用通知メールを会社の代表として送信しているのだと意識し、誤字脱字がないかを一語一句しっかり確認して丁寧に作成しましょう。
また、読み手が不快に思う表現などがないかを確認することも必要です。

採用メールを送信する前に、メールの長さや言葉遣いも適切かどうか確認しましょう。
採用メールは記載事項が多い分、簡潔にまとめることが必要です。
言葉遣いも含めて、冗長な文章になっていないか確認をしましょう。
読みにくい場合は改行を増やして読みやすくしたり、箇条書きにしたりしてください。
また、言葉遣いについても不快な表現を使っていないかをチェックしてください。

誤字脱字と同様に、記載情報や宛先のチェックも重要です。
宛先を間違ってしまうと、本来不採用の方へ採用の連絡をしてしまうなど、大きなトラブルにつながりかねません。
採用通知メールには個人情報が記載されるため、宛先を間違えると情報漏洩になってしまい法的責任に問われることもあります。
採用メールの送信前には、宛先にミスがないか上司や同僚とダブルチェックを行いましょう。

全体のバランスに問題がないか確認しましょう。
ボリュームのある段落は、読みにくいため改行を加えるなどして全体のバランスを調整することが必要です。
今後の流れや提出物などは、箇条書きで表現するとコンパクトにまとまります。

メール冒頭や結びのあいさつで感謝・歓迎の気持ちを伝えているか確認しましょう。
必要事項のみを淡々と述べていくだけの文章では、機械的で冷たい印象を与えてしまいます。
メール冒頭では応募・選考参加に対する感謝の気持ちを伝え、文末では「お会いできるのを楽しみにしております」などと、候補者を歓迎している気持ちを伝えましょう。

中途採用者向けに採用メールを送る場合、内定辞退を防ぐため、以下の3つに注意する必要があります。

中途であれば、内定から入社までのスパンが短いですし、社会経験もすでにありますので、基本的な伝達事項を押さえていれば、特別細かくフォローを入れなくても問題ありません。

内定辞退を防ぐ意味で何か加えるとするなら、「○○部長はこう話していました」「この点がすごく評価できました」などの面接時の評価を伝えたり、「入社前に、現場の上司とつないで会食の場を設けることも可能です」と不安を払拭できる機会の提案をしたりすると、押しつけがましくなくポジティブな印象です。

中途採用では、面接直後に内定が決定しているならすぐにでも連絡しましょう。
早く連絡した方が良い理由としては、求職者が並行して何社か受けていて、さらに自社と採用条件が変わらない場合、先に内定を出した会社のほうに入社を決めてしまうケースが多いからです。
報酬や処遇もしっかりと決めてから内定を出す場合もありますが、少なくとも内定したのであれば、できればすぐにでも採用通知メールを送りましょう。

中途採用の場合、求職者は在職中に必要書類の準備をしなければいけないため、忙しい方が多いです。
返送期日に余裕を持たせたり、記載漏れや内容の誤りがないか確認したり、中途採用者への配慮も行えると良いでしょう。

中途採用でも離職中の方であれば即入社となりますが、現職中の方であれば、内定から入社までに一定の期間が空きます。
期間が空きすぎてしまうとせっかく内定を出したのに入社前に辞退されてしまうケースも起きています。
内定者に入社への意欲を持ち続けてもらうためにも、内定者フォローは欠かせません。
退職交渉の状況について定期的に話を聞くなど、入社後にスムーズになじめるように体制を整えることも大切です。
また、高卒採用にも内定フォローによって内定辞退率が左右されます。高卒採用の内定フォローについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

採用メールは、求職者にとって重要な連絡であるのはもちろん、採用担当者にとっても非常に重要な業務です。
採用メールの内容は、企業の社会的イメージにも大きく影響します。
印象の良い採用メールを書くためには、簡潔に選考結果を伝え、なるべく早く、丁寧な言葉遣いを使う必要があります。
基本的ですが、誤字脱字がない事、会社の連絡先も明記することも重要です。
例文を参考にして、自社のイメージに合う適切な内容や書き方を心がけ、求職者や高校の先生方に良い印象を与えられるようにしましょう。
また、メール送信前は、誤字脱字のチェックはもちろんのこと、記載情報に誤りがないかどうかのチェックも忘れずに行いましょう。
採用担当者の方は今回の採用メールの書き方のポイントを押さえて、良い印象のメールを作成し、内定率の向上につなげてください。

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