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不採用通知の作成時のポイントとは? 適切な例文(テンプレート)も紹介!

2021年09月16日

採用担当者にとって特に気が重い作業は、不採用通知を送ることではないでしょうか。不採用となった応募者が、今後自社製品・サービスのお客様となったり、取引先になったりする可能性もあるため、通知の出し方には注意が必要です。

今回は、不採用通知の書き方や送付時のポイントを、例文を交えて紹介します。

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1、不採用通知を作成するときの5つのポイント

不採用通知を作成する際に気を付けるべき点は、主に下記の5つです。

・件名で内容が伝わるようにする
・挨拶文で感謝の気持ちを伝える
・直接的な結果の伝え方は控える
・不採用の理由は伝えない
・応募書類を返却するかどうかを伝える

いずれも、応募者の気持ちになって考えることが重要です。ここではそれぞれのポイントについて解説します。

件名で内容が伝わるようにする

まず大事なのは、件名で選考結果の通知であることがわかるようにすることです。
採用活動中は、応募者も様々な企業とやりとりすることが多いため、通知が他のメールに埋もれて見落とされてしまう恐れがあります。

応募者が通知を見落とさないよう、【選考結果のご連絡】○○株式会社など、自社の選考結果であることが一目でわかる件名にしましょう。

挨拶文で感謝の気持ちを伝える

不採用通知は、会社を代表して送るものであることを念頭に置かなければなりません。

応募者は、書類を作成・送付したり、面接に訪れたりと、労力と自費を使って自社に応募してくれています。そのため不採用通知では、応募してくれたことや面接を受けてくれたことについて、挨拶文で感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。

直接的な結果の伝え方は控える

「不採用となりました」 「採用には至りませんでした」

などと直接的な伝え方をすると、受け取った応募者の心証が悪くなる恐れがあり、控えたほうがよいでしょう。ただし、婉曲的すぎる伝え方で意図が伝わらなくては意味がありません。

「ご期待に添えない結果となりました」や「今回は採用を見合わせて頂くこととなりました」など、やわらかい表現で伝えましょう。応募者と今後も関わる可能性が全くないわけではありません。少しでも不快な思いをさせないよう、応募者への配慮が必要です。

不採用の理由は伝えない

不採用通知で、応募者に不採用の理由を伝える必要はありません。

企業側が応募者に対して不採用の理由を伝えなければならない法的根拠はありません。そのうえ、説明した理由が応募者にとって納得できるものであるとは限らず、その後の対応に困ってしまうことも考えられます。

また、具体的に理由を伝えると、自社の選考基準が外部に漏れてしまう恐れもあるため、理由については記載しないようにしましょう。

応募書類を返却するかどうかを伝える

応募書類には、住所や電話番号、メールアドレスなど非常に重要な個人情報が記載されています。そのため、応募書類の取り扱いについて気にする応募者もいます。応募書類を返却しない場合は、応募者に不安を持たせないよう、文書の書き方に注意しましょう。「応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします」などと、返却しない旨をはっきりと記載します。

応募書類を封筒に入れて郵送する場合には、先にメールで不採用を通知し、「書類は追って返送します」と伝えておくと親切です。封筒のサイズは、書類を折らずに入れられる大きさのものを用意するのがよいでしょう。

2、不採用通知を送るときの3つのポイント

不採用通知を送るときに気を付けるべき点は、下記の3つです。

・できるだけ早く結果を伝える
・基本的にはメールで伝える
・結果が変わる可能性がある場合はコピーを保管する

ここでもやはり、応募者への配慮が重要にです。

できるだけ早く結果を伝える

不採用通知は、面接日から3日程度、遅くとも1週間以内には送る必要があります。応募者は、不安な気持ちで選考結果を待っています。不採用の場合は就職活動をさらに続けなくてはなりません。特に学校斡旋での高卒採用では、一人一社制のため、選考結果を待たなければ次の企業に応募できません。そのため、企業側は応募者に配慮して、できるだけ早く結果を伝えましょう。

ただし、あまりに不採用通知が早すぎると、十分に選考されていないと不信感を持たれてしまう恐れがあるため、注意が必要です。

3、基本的にはメールで伝える

不採用通知は、ご本人宛にメールで送るのが一般的です。電話だと伝えにくかったり、選考について質問をされてしまったりする場合があります。また、電話で伝えると、言ったはずが「聞いていない」と言われるなどトラブルにつながるかもしれません。このようなトラブルを防ぐためにも、選考結果は文面で伝える必要があります。たとえ面接をドタキャンされた場合でも、同じように通知をしましょう。

一昔前までは書類で不採用通知を送るのが一般的でしたが、メールのほうが企業側の作業効率が高くコストも低いうえ、応募者もすぐに確認できます。

以上の理由から、不採用通知は基本的にメールで伝えるのがよいでしょう。メールを送付する際は、間違いがないよう、特にメールアドレスを入力する際には十分気を付けましょう。

 

結果が変わる可能性がある場合はコピーを保管する

繰り上げなどで補欠採用の可能性がある場合、応募書類のコピーを保管しておくとよいでしょう。その場合は、「再度連絡を取る可能性があるためコピーをとった」ということを、不採用通知の中で知らせる必要があります。応募者が不安にならないよう、採用活動以外には利用しないことも併せて明記しましょう。

併せて読みたい:雇用契約書は必要? テンプレートや書き方も紹介

4、不採用通知の事例

ここでは、不採用通知の例文を紹介します。書類の返送の有無などで内容は変わるため、雛形の一つとして参考にしてください。無料テンプレートを公開しているサービス会社もありますので、参考にしてみるとよいでしょう。

=====================================

****年**月**日
****
***株式会社
**部  ****

拝啓
時下、ますますご健勝のことと、お喜び申しあげます。
このたびは当社の採用試験にご応募いただき、厚くお礼申しあげます。

さて、試験の結果につき慎重に協議いたしましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになり、貴意に添えぬ結果となりました。
ご期待に応えられず申し訳ございませんが、悪しからずご了承の程を、お願い申しあげます。

今後のご健闘を心からお祈り申しあげます。
なお、履歴書は同封してお返しいたします。
敬具

=====================================

5、不採用通知に関するよくあるQ&A

ここからは、不採用通知に関するよくある質問に回答します。

応募者から不採用の理由を聞かれたらどうする?

応募者から、不採用となった理由を尋ねられることは時々あります。
どのような理由でも、応募者が納得できるとは限らないため、正直に回答、返信するのはおすすめできません。

具体的な理由を伝えるよりも、「お互いの志向性・目指す方向性に相違を感じた」「ご経験・スキルを検討したものの、現時点では弊社が求めているものと異なった」などと回答するのがよいでしょう。

やっぱり採用したいときはどうしたらいいの?

定員に達したため一度不採用とした応募者に対して、辞退者が出たため繰り上げで内定を出すことは可能です。

その場合は、まずメールや文書など書面で伝え、その後電話で改めて説明しましょう。

一度は不採用と伝えているため、内定を伝える際には非礼を詫びる姿勢が大切です。文面には「一度こちらからお断りの連絡をしたにも関わらず、この様なご連絡を差し上げ誠に申し訳ありません」などとお詫びの言葉を添え、電話でも再度フォローしましょう。

人材紹介会社を介している場合に気を付けるポイントは?

人材紹介会社を介して採用活動している場合は、基本的にキャリアカウンセラーや営業担当者など、人材紹介会社の担当者から応募者へ連絡を入れてもらいます。そのため、直接自社から応募者へ不採用の連絡をする必要はありません。

ここで重要なのは、不採用を決めた具体的な理由を人材紹介会社に伝えることです。人材紹介会社は、転職者も含めて多くの就職希望者と日々向き合い、書類選考や面接結果を踏まえて企業に推薦する人材を選んでいます。不採用の理由を具体的に伝えることで、人材紹介会社も紹介する人材をより細かく選定できます。

6、まとめ

不採用通知を送ることは、採用に関わっていれば避けることはできません。
不採用通知の内容や送るタイミングを誤ると、マイナスのイメージを応募者に与えてしまいます。応募者は今後、自社の顧客や取引先になる可能性があります。

また、応募者が高校や後輩などにマイナスイメージを伝えれば、今後の採用活動にも影響が出ることも考えられます。そのため、不採用通知では応募者への配慮が不可欠です。

とはいえ、不採用を伝えることは、採用担当者にとっても大きな精神的負担です。テンプレートを活用して、不採用通知はできるだけ早く送る、表現の仕方に注意するなど、誠実な対応を心がけましょう。

 

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