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雇用契約書は必要? テンプレートや書き方も紹介

2021年08月24日

政府の後押しもあり、高卒採用については従前と比べ、動きが活発になっているように見受けられます。

その一方で、労働条件をめぐって労働者とトラブルになるケースも少なくありません。本記事では、高卒採用者と雇用契約を結ぶうえでの重要事項について解説します。思わぬトラブルに発展しないよう、注意点をしっかりと押さえておきましょう。

 

併せて読みたい:採用通知書とは?内定通知書との違いや記載事項について解説


1、雇用契約書とは

雇用契約書」はさまざまな法律に基づく書類ゆえ、作成する際はいくつか注意すべきポイントがあります。そもそも、雇用契約とは一体どのようなものなのでしょうか。一言に雇用といっても、契約ごとである以上はさまざまな制約やルールが存在しますので、まずはそこから押さえておきましょう。

雇用契約とは

「雇用」という言葉は、民法623条により「当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対しその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる」と定められています。

少し複雑な文章に感じる方もいるかもしれませんが、要するに「労働者が企業側の仕事を手伝う代わりに、企業は労働者に対して給料を支払うこと」について、双方合意のもと約束することを雇用契約といいます。この雇用契約は、お互いの口約束でも成立する諾成契約である点には注意が必要です。

なお、類似する契約として「労働契約」や「業務委託契約」というものが存在します。それぞれ意味が若干異なるので、混同しないよう気をつけましょう。

労働契約

雇用契約とほとんど同じ意味合いで使われますが、こちらは労働関係の諸法規で用いられる呼称です。法的な観点でいえば、両契約における労働者の定義には若干の違いがありますが、通常の高卒採用を行ううえで気にする必要はあまりありません。

業務委託契約

民法でいう「請負契約」や「委任契約」が該当します。これらの契約のもと仕事を受ける側は、労働基準法など法律の保護を受けられません。雇用契約は「事業主」対「労働者」、業務委託契約は「事業主」対「事業主」と考えるとイメージしやすいかもしれません。

雇用契約書の定義

雇用契約書は、お互いが雇用契約を交わしたという第三者への証明になるものです。契約内容を明示することで、お互いに誤解が生じることを防ぎます。さらに、双方がこの契約書にサインすることにより、後日「そんなこと聞いてなかった!」といわれるようなトラブルの防止も期待できます。

なお、雇用契約書に記載すべき内容は、企業によって異なります。社内では当たり前の事項であっても、採用された側からすると当たり前でないことも多々あるはずです。後々「説明をした」「説明を受けていない」といった水掛け論に発展しないよう、過去に労働者から質問があった事項や重要な社内ルールなどはきちんと記載・説明し、労働者側の納得を確認してから契約することが大切です。

雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書と似たような書類に、「労働条件通知書」というものがあります。雇用契約書が互いに雇用契約を交わした証明であるのに対し、労働条件通知書は、法律に基づき企業側が一方的に従業員に労働条件などを通知するものです。

実務上では「労働条件通知書兼雇用契約書」という形で、雇用契約書と労働条件通知書を1つにまとめるケースもあります。コスト削減にもつながるうえ、従業員側からするとよりわかりやすい書類になることが期待されるため、余裕があれば導入をおすすめします。


2、「雇用契約書」は必要?

トラブルの回避に不可欠ともいえる雇用契約書・労働条件通知書ですが、法律の観点から見た場合、それぞれ必要性はあるのでしょうか。

「労働条件通知書」がないと、罰則がある

労働条件通知書については、労働者側へ交付をしていないと30万円以下の罰金が科せられます。というのも、労働基準法第15条にて「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定められているからです。

一方、雇用契約書については、交付せずとも法律による罰則はありません。ただし、労働条件通知書はあくまでも「企業」から「労働者」への通知という意味合いが強いため、労働条件通知書を交付しただけでは、あとから労働者に「この条件には納得していません!」といわれるトラブルが発生する可能性は否めません。このようなトラブルを避ける意味でも、両書類をきちんと交付し、業務に従事させる前に必ず回収するよう心がけましょう。

高卒採用では「身元保証書」もあると良い

高卒採用に該当する労働者のほとんどは未成年者です。未成年者は法律的にいろいろな観点から保護されており、民法5条にて「未成年者が法律行為をする場合には、その法定代理人の同意を得なければならない」と定められています。つまり、せっかく優秀な人材を確保しても、法定代理人(親権者など)の同意がなければ、採用自体がルール違反となってしまう可能性が高いのです。

このトラブルを回避するため、労働者の親権者などから「身元保証書」を提出してもらいましょう。身元保証書は、上記の民法5条に対してのリスクヘッジになるとともに、労働者が企業へ何らかの損害を与えた際のリスクヘッジにもなり得るため、作成・運用することをおすすめします。


3、雇用契約書の書き方

では、実際に雇用契約書や労働条件通知書を作成する場合、どのような点に注意すべきなのでしょうか。以下では、特に重要な部分をピックアップしてご紹介します。

雇用契約書の必要事項

労働基準法第15条では、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定められており、明示する内容は「絶対的明示事項」「相対的明示事項」の2つに大別されます。このうち絶対的明示事項とは、書面にて明示しなければならない事項をいい、具体的には以下のものが挙げられます。

・労働契約の期間について
・就業場所および従事する業務の内容について
・始業・終業時刻について
・所定労働時間を超える労働の有無について
・休憩時間・休日・休暇について
・交代制勤務をさせる場合の就業時転換に関する事項について
・賃金の決定・計算・支払い方法について
・賃金の締め切りおよび支払い時期に関する事項について
・退職に関する事項(解雇の事由を含む)について

一方、相対的明示事項とは、必ずしも書面で明示する必要はなく、口頭での明示でもよい事項をいいます。具体的には以下のものが該当します。

・昇給に関する事項について
・退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払いの方法、支払い時期に関する事項について
・臨時に支払われる賃金・賞与などに関する事項について
・労働者に負担させる食費・作業用品その他に関する事項について
・安全衛生に関する事項について
・職業訓練に関する事項について
・災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項について
・表彰および制裁に関する事項について
・休職に関する事項について

なお、労働者からの希望があれば、これらの事項は例外的にメールやFAXなどでの明示も可能です。

雇用契約書記入時の注意点

続いては雇用形態別に、特に注意すべき労働条件について解説します。

正社員

正社員の場合、異動や転勤、配置の転換の有無に注意してください。実際に異動や転勤を命じる可能性がある企業については、労働者の生活に大きな影響を与えかねないため、必ず明記するようにし、事前にしっかりとした説明を行いましょう。

なお、現状では異動や転勤の可能性がなくとも、企業によっては「業務配置の転換や転勤を命ずる場合がある」と記載するケースも多いようです。労働者に余計な不安を与えないためにも、書類を渡す時点で説明が必要な事項です。

契約社員

契約社員の場合、特別なケースを除けば有期契約のケースがほとんどと思われます。この場合、絶対的明示事項で挙げた「労働契約の期間」の記載に注意しましょう。

アルバイト・パート社員

アルバイトおよびパート社員の場合、時給や休憩時間、従事すべき業務は忘れずに記載・説明しましょう。また、給与の締め日が「月末締めの翌月末払い」など、給与の締め日から支払日まで期間がある企業は、その支払いスケジュールを明記することも重要です。特に、高卒採用で入社する方の中には、初めて給与をもらう方もいるかもしれません。働いたその月に給料をもらえると考えている可能性も0ではないため、わかりやすく記載するようにしましょう。

併せて読みたい:ポテンシャル採用の定義と面接でのポイント

4、直ぐに使えるテンプレート

作業時間や法的リスクの観点から、書類作成の際は一から作成するのではなく、ネットで公開されているテンプレート(雛形)の利用を強くおすすめします。マイクロソフト社と厚生労働省がそれぞれテンプレートを公開していますので、ぜひ参考にしてみてください。

雇用契約書(マイクロソフト)
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13280

 

労働条件通知書(厚生労働省)
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/


5、まとめ

雇用契約書の作成に法的義務はありません。ただし、近年では雇用ルールが複雑化しており、義務がないからといって作成せずにいると、認識の違いにより思わぬトラブルを招く可能性があります。知らなかったでは済まされないケースも起こり得るため、雇用契約書を作成することはトラブル防止の観点から非常に重要です。

「運用している書類に不安がある」「一度書類を見てもらいたい」という方は、専門家への相談をおすすめします。また、今まで作成していなかった方も、これを機に従業員・企業双方が署名した雇用契約書を保存するよう、社内ルールを見直してみてください。

 

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