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採用通知書とは?内定通知書との違いや記載事項について解説

2021年07月20日

「採用通知書」と「内定通知書」の違いはご存じですか?

採用にかかわるこの書類はよく混同されることがありますが、内容や意味合いが違います。

この記事では、2つの書類の異なる点や、採用通知書を送付する際の内容や例文、同封する書類についても解説します。また、採用通知の扱いが異なる高卒採用についてもご紹介します。

 


1、採用通知書とは?

「採用通知書」とは、企業が求職者に対して正式に採用する旨を伝える書類のことです。これを受け取った求職者は、自分が採用されたと認識します。
採用通知書は、企業が必ず発行しなければいけない義務はありません。しかし、発行により採用の決定を伝えることで、他社の選考を取りやめるなどして入社の意思を固めてくれる効果が期待できます。
そのため、採用を決定したら早い内に発行するのが望ましいです。

採用通知書と内定通知書の違い

「採用通知書」については前述したとおり企業側の意を伝える書類なので、法的効力はありません。一方「内定通知書」とはどのような意味合いを持つのでしょうか。
採用における「内定」の意味合いは、求職者と企業間で雇用契約について合意がなされた状態を指します。内定が成立すると労働契約が結ばれたことになるため、法的な効力が発生し、企業側からの内定取り消しは、余程のことがない限り無効になります。反対に求職者側からの内定辞退は、日本国憲法で定められている「職業選択の自由」があるため可能です。
加えて、「採用通知書」と「内定通知書」のどちらも発行義務はありません。

また、採用通知書と内定通知書を同一に捉えているケースもあり、企業によって定義が異なることもあります。

2、採用通知書の現状

採用が決定したらできるだけ早く採用通知書を送りましょう。求職者は複数の企業で面接を受けている場合が多いです。自社で働いてほしい求職者を、先に他社が採用してしまう可能性もあるので早ければ早いほどよいでしょう。
採用通知書は、一般的なテンプレートに沿って作成します。正式に採用を通知する書類のため、記載漏れがあった場合は企業の信用にもかかわります。テンプレートを使えば記載漏れが防げる上に簡単に作成できるため、採用に関する業務の効率に役立つでしょう。

また、近年はデジタル化が進み、採用通知をメールで送付する企業も増えています。その場合は必ず前もってメールで送る旨を求職者に伝えておきましょう。

採用通知書の記載内容・項目

一般的な採用通知書に記載されている内容や項目について解説します。

以下は主にテンプレートに記載されている項目です。

・日付
書類(採用通知書)を発行した日にちです。

・宛名(求職者名)
求職者の氏名に「様」と敬称をつけて記入しましょう。

・差出人名(社名・担当者名)
自社名や、採用・人事担当者の名前を記載します。この際、住所や電話番号も記入しておきましょう。

・タイトル「採用通知書」
メールで送付する際、添付書類ではなく本文に直に記入する場合には省略されることもあります。紙の書類や、PDFなどで別添書類として送付する場合は記載しましょう。

・採用を決定した旨(本文)
求人応募のお礼や、正式に採用したいという旨の内容を記載します。本文は「拝啓」からはじまり、「敬具」でしめるのが一般的です。

・以後の手続きの流れ
入社承諾書や誓約書など、内容を記載後送り返してほしい書類がある場合はその意思を示しましょう。入社手続きの日取りなど、詳細を後日担当者から連絡するのであれば、その旨も記載します。求職者が今後どうすればよいのか不安に思うことのないようにしておくのが大事です。

・同封書類や準備しておいてほしい書類などの案内
上記した承諾書など、同封している書類がある場合はその一覧を記載します。また、入社手続きに必要な書類や印鑑などがあり、準備しておいてほしい場合はその旨も記載しましょう。
返送締め切りが決まっている場合は、その日付も記載しておくとよいでしょう。

・担当者の連絡先
これまでに記載した内容に不明点があった場合、求職者が連絡を取れる宛先を記載します。最初に記入した差出人名は、採用通知書の内容に関する責任者の氏名ですが、こちらは現場の窓口となる担当者の連絡先を記載しましょう。
内線がある場合は内線番号や、ない場合にも、部・課名などを書いておくと求職者からの問い合わせがスムーズに行えるでしょう。

以上の内容を含めることが一般的です。
また以後の手続きがどのように行なわれるか、その流れについての項目は、採用された求職者にとって今後のスケジュール管理にかかわるため明瞭に記載しておく必要があります。

以下に採用通知書のサンプルをご紹介します。ぜひ参考にしてください。

採用通知書と一緒に内定者に渡す書類

ここでは、採用通知書に同封することが多い書類について解説します。

採用通知書に同封する書類は、「入社承諾書」「入社誓約書」「労働契約書」が一般的です。主に採用予定者(求職者)の署名や捺印が必要な場合が多いですが、これらの書類については内容など、特に規定がありません。
あわせて添え状や返信用封筒をマナーとして同封することが望ましいでしょう。しかし、メールで通知する場合はこの限りではありません。

同封書類の一般的な例
・入社承諾書
採用予定者が入社する意思を企業側に示す書類です。内容確認後に日付・署名・捺印をしてもらいましょう。また、書類の提出遅延や不実記載が行われないように、注意を促す文面を入れることも重要です。

・入社誓約書
採用予定者の入社にあたり、会社の方針や規律を遵守してもらうための誓約書です。法的効力があるような書類ではありませんが、会社が不利益を被らないよう誓約してもうことが大切です。

・労働契約書
労働者(採用予定者)と使用者(企業)が労働契約法に沿った合意を交わす書類です。しかしこの書類は内定通知書に添付する場合もあります。

・添え状
採用通知書を郵送する場合は、送付する書類の内容や枚数を記載した「添え状」を同封することが、一般的なマナーです。文面に時候の挨拶を含めて作成するとよいでしょう。

・返信用封筒
入社承諾書や入社誓約書を返送してもらう場合には、採用予定者の負担にならないよう、返信用封筒を同封することも忘れないでおきましょう。また、返信用封筒には事前に自社の宛先の記入や切手を貼っておきます。

3、不採用通知書の扱い

不採用通知書は残念ながら採用に至らなかった求職者にその結果を通知する書類です。
書類選考の落選か面接での落選かで文面は変わりますが、礼儀正しく決定事項のみを伝えることが大切です。また、求職者の就職活動における状況を鑑みて、速やかに通知することが望ましいでしょう。

また、最近では手間を省くために不採用通知を送らず、「連絡がなければ不採用」とする企業も多くありますが、不採用通知の扱いをおろそかにしてしまうと、その後の企業の評判にもかかわります。できる限り送付するとよいでしょう。

4、高卒採用における採用通知書

ここでは高卒採用での採用通知書の扱いについて解説します。

高卒採用の採用通知書は、大卒や中途採用と違い、まず教員に伝えるという独自のルールがあります。丁寧な対応としては、まず電話連絡で教員に伝えその後、書類で通知するとよいでしょう。また、高校生の就職活動は「一人一社制」の決まりがあるため、合否の通知が来ない限り次の応募ができない仕組みになっています。そのことから、速やかな合否通知が望まれるのです。
また、高卒採用では内定通知書を発行しないのが一般的です。

高卒採用についてこちらの記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
高卒の合否通知ってどうやるの?

 

 

<外部リンク:高卒採用のお役立ち資料>


5、まとめ

「採用通知書」は採用する意思を伝えるための書類で「内定通知書」は求職者と雇用関係の合意がなされた旨の書類です。また、どちらも発行義務はありませんが、採用予定者の確実な獲得には速やかに送付することが望ましいです。

採用通知書の作成には、一般的なテンプレートに沿ったほうが重要事項の漏れがなく、簡単に作成できます。加えて同封することが多い書類は「入社承諾書」「入社誓約書」「添え状」「返信用の封筒」などです。近年はメールで通知する企業も増えていますが、どちらにせよ適切な発行が望ましいでしょう。

不採用通知も求職者のために、できるだけ早めに送りましょう。一方で高卒採用については独自の通知方法があるので、注意が必要です。

 

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