オンライン採用はどう行う？ メリット・デメリットから実施の流れまで
採用活動を行っている人事担当者の中には、オンライン採用を検討している方もいらっしゃるでしょう。
本記事では、そのような方々に向けてオンライン採用を導入するメリットやデメリット、注意点、実施の流れなど、オンラインで採用活動を行うために知っておいた方が良いポイントを解説します。
1、オンライン採用とは
「オンライン採用」は、就活生に対して企業が行う採用活動方法の1つです。会社説明会をはじめ、個人面接やグループ面接、グループワークなどをWeb会議システムや動画配信システムを活用しながらオンラインで実施します。
これまでは、そのような採用活動は就活生と人事担当者が直接対面して行われることが多く、オンライン採用を行う場合でも、二次審査以降や最終面接は対面になるケースが大半を占めていました。しかし、最近では、次の段落で紹介するような背景により、会社説明会から内定までの一連の採用活動を非対面で実施するオンライン採用が注目されています。
オンライン採用が増えている背景
オンライン採用が増えている背景には、いくつかの理由が考えられます。
まずは、学生の情報収集の方法がネットへシフトしている点です。従来は直接企業へ足を運び、説明会などでその企業の情報を得る機会が多かったのですが、パソコンやスマートフォンの普及が急速に進み、オンラインを活用して情報を得ることが一般的になってきた現代においては、就職活動にオンラインを利用する学生も多くなっています。たとえばオンライン説明会などを利用すれば移動する手間が省けるため、求職者の負担が減り、少ない時間とコストで多くの企業にコンタクトができます。
また、売り手市場化による競争激化もオンライン採用が増えている原因の1つといえます。少子高齢化によって若年層の働き手が減り続ける中で、市場は慢性的な労働力不足に陥っています。そのため、企業は地方や遠方の学生でも気軽に応募できるようにオンライン採用のシステムを整えるようになってきています。こうすることでより多くの就活生とつながる機会が増え、自社にマッチしたより優秀な人材を確保できる可能性が広がります。
さらに、コロナ禍による社会的要請があることも、オンライン採用が注目される一因です。新型コロナウイルスの流行によって人と人との接触が制限される中で、企業の採用活動においても説明会や面接を対面で実施することが難しくなりました。そのような中でも採用活動を進めるために役立つのがオンライン採用です。密になる心配がなく説明会や面接を実施でき、家から出られない就活生も選考に参加できます。
2、オンライン採用のメリット・デメリット
あらゆるメリットがあるオンライン採用ですが、実施にあたってはメリットとデメリットの両方があります。ここからは、両者について、それぞれ解説します。
オンライン採用のメリット
まず、遠方の学生や、オフラインでは接触機会自体がなかった人材など、幅広い候補者にアプローチできる点が挙げられます。従来のような対面の説明会や面接の場合は、応募者が直接企業まで足を運ぶ必要があったため、選考が行われるたびに出向くことが難しかった人もいるでしょう。
その反面、オンラインを活用すれば、今まで応募をためらっていた人も移動時間や交通費を気にすることなく選考に参加しやすく、多くの応募が期待できます。また、学生にとって自宅からの参加であれば周囲を気にすることなく、リラックスして説明に集中できるため、企業についてより理解を深めてもらえるという期待もできます。
次に、より多くの候補者と接触できる点が挙げられます。オンラインであれば、会場を予約する必要がなく日程や定員数も柔軟に設定できます。また、企業担当者が会社にいなくても、インターネット環境があれば応募者と面接できるため、隙間時間の有効活用にもなり、多くの候補者とコンタクトできます。
また、採用のためのコストを抑えられる点も特筆すべきでしょう。対面の採用活動を行う場合、外部の会場を借りるのであれば会場費がかかります。また、遠方で面接を行うのであれば交通費や宿泊費がかかってしまいます。さらに準備の時間も膨大です。
しかし、オンラインであれば遠方に住んでいる応募者との面接を行う場合も、会場予約や移動、宿泊の必要がないため、大幅な時間とコスト削減ができます。また、配布資料などは一度作成してアップロードしておけば1度で済み、コストと手間が削減できます。
ほかにも、採用プロセスの改善を進めやすい点も挙げられます。採用活動や面接などが記録やデータとして残るので振り返っての改善が容易になり、面接官本人や他の社員も面接の様子を確認できるため、スキル向上にも役立てられるでしょう。
オンライン採用のデメリットと注意点
直接会って会話をすることで表情や仕草が伝わり、相手の性格や感情など、雰囲気を知ることが可能です。しかし、オンライン上ではそのような言外のコミュニケーション要素が切り捨てられる可能性が高く、双方で思わぬ誤解や齟齬などのミスコミュニケーションを生む恐れがあります。それを防ぐためにも、あえて雑談を取り入れるなどして応募者の緊張をほぐすような工夫をすると良いでしょう。
また、従来の採用ノウハウが適用できない点も課題として挙げられます。対面とオンラインではやり方や進め方も異なることが多いため、オンライン採用で通用する新たなノウハウを構築することが必要です。たとえば、対面より相手の反応がわかりにくいため、リアクションを大きく取ったり、ミスコミュニケーションを防いだりするためにひとつの項目が終わったら確認を取ってから進むなど、細かい配慮が必要なこともあるでしょう。
ほかにも、インターネットを使用するという特性上、ネットワークや機器などの突発的な障害が起こる危険もあります。状況が改善されないなど、場合によっては説明会や面接を中止せざるを得ないときもあるかもしれません。画面がフリーズしたり、音声にノイズが入ったりするなどのトラブルを想定し、そのような問題が起きた場合の対応を事前に決めて練習しておいたり、可能であれば、当日は機器を操作できる担当者の同席をお願いしておくと安心です。
3、オンライン採用を進める流れ
ここからはオンライン採用を進める流れを解説します。
何をどうオンライン化するか
まず従来の採用プロセスの流れを再確認します。その後、採用プロセスのどの部分をどのようにオンライン化していくかを策定しましょう。なお、そのまま置き換えようとするのではなく、オンライン採用独自の新しいフローを設計する必要があります。
具体的な流れの例としては、まず応募者に自社を認知してもらうためにWeb広告やスカウト型の採用に力を入れるのも良いでしょう。
その後の会社説明会はオンデマンド配信にして、より多くの人に気軽に参加してもらえる仕組みを作ります。
また、社員が働く様子やインタビュー映像など、リアルな姿を多く発信するのも効果的です。その後の面接の段階では、最初に簡単な面接でスクリーニングを行ったり、対面式の面接よりも回数を増やしたりして相手の雰囲気やマッチング度合いを測ります。
さらに内定後の研修も大勢が同じ場所に集まることが難しい場合は、eラーニングを導入して合格者のフォローを行います。このように新しい採用フローにおいては、広告手法だけでなく、採用後のフォローなどでも、従来とは異なる抜本的な見直しが求められます。
適切なツールの選定
オンライン採用を効率的に進めるためには、採用プロセスのそれぞれに対して最適なツールを選定し、それらを活用することが重要です。採用側・応募側双方の利便性を考えることはもちろん、コストの検討や個人情報を扱うことからもセキュリティ面にも配慮する必要があります。
なお、情報管理から面接の自動化までICT技術を活用して一層の合理化を実現することも可能です。人的リソースの有効活用という観点や、採用の公平性を保つ上では効果的な方法といえるでしょう。
4、高卒採用でも活用したいオンライン採用
独自のプロセスを持つ高卒採用のオンライン化はこれまで難しいと考えられてきましたが、コロナ禍により制度面でも変化の兆しが見えています。厚労省がオンライン面接をする際の留意点を企業に示したことも、今後、高卒採用でオンライン化を促すきっかけになるといわれています。
高卒採用でオンライン採用を取り入れるには？
まずは就活生への情報提供はオンラインを活用すると良いでしょう。就活生が気軽に情報収集できるツールの利用に加え、学生の興味を引く採用サイトの作成を心がけることがポイントです。また、遠隔会議システムなどを利用することで、学校側との細かな連絡や情報交換も直接行うことができます。
さらに職場見学やOB訪問などもオンラインで実現できれば、職場や社員の実際の雰囲気を伝えられるだけでなく、マッチング精度も高まるでしょう。高卒採用におけるオンラインの活用については、以下のサイトでも詳しく紹介しています。ぜひチェックしてみてください。
5、まとめ
オンライン採用はコロナ禍で人との集まりが制限される中ではもちろん、遠方の応募者と出会う機会を増やすためにも有効な手法といえるでしょう。高卒採用においても、オンライン採用を積極的に活用することで、より良い人材の確保やマッチング精度の向上が期待できます。
導入にあたっては、本記事で紹介したような点に注意しながらぜひ積極的に利用を検討してみてください。
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