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高卒採用のよくある疑問を解消! ~ハローワークでやるべきこと編~

2021年06月25日

高校生の新卒採用を進める上で避けて通れないのが、ハローワークでの手続きです。しかし、この流れがよく分からず苦戦しているという声も多く、ジョブドラフトでご支援しているお客様からもお問い合わせをいただくことが多くなっています。

今回は、高卒採用を進める中で、最低限ハローワークで実施しないといけない内容を5つのポイントからまとめてみました。

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(1)高卒求人説明会への参加

高校生の新卒採用を実施する際、まずはじめにハローワークでやるべきことは、ハローワークでの高卒求人説明会への参加です。例年、4月末~5月にかけて実施されますので、自社管轄のハローワークへ開催のスケジュールを確認し、参加をするようにしましょう。この説明会は、過去に高校新卒採用を実施している企業であっても、採用活動をする年度は参加をする必要がありますので注意をしてください。

注意点:2022卒は求人説明会が中止に

2022卒の高卒採用においても、昨年に引き続き新型コロナウイルス感染症の影響で、ほとんどのハローワークにおいて高卒求人の説明会は中止となりました。2021卒での高卒採用を実施する企業は、事業所に送られてくる「新規学校卒業予定者の求人・募集の手引き」を読み、高卒採用の準備を進める流れとなっています。2022卒から初めて高卒採用を実施する場合は、ハローワークへの問い合わせが必要になるケースもありますので、不明な点があれば都度、管轄のハローワークへ確認をするようにしましょう。


(2)求人の申込(求人票の作成)

次のステップは求人の申込です。高校生の新卒採用を実施する場合、高校新卒専用の求人票を作成する必要があります。求人の申込用紙をハローワークで受け取り(もしくは郵送で受け取り)、必要事項を記入した上で管轄のハローワークへ提出をします。スケジュールとしては、毎年6月からハローワークへの求人申込が可能となります。7月1日(求人解禁日)に求人票を受け取りたい場合は、6月中旬までにハローワークへ求人申込をするようにしましょう。管轄のハローワークにもよりますが、求人申込が遅くなってしまった場合、7月1日に求人票を受け取れない場合もありますので注意が必要です。

※求人のお申込みは、人事権のある事業所単位(雇用保険適用事業所単位)で職種別に作成し、管轄ハローワークへ提出してください。

注意点:採用計画は念入りに

求人票を作成する際の注意点として、社内で採用計画・人数をしっかりと固めてから求人の申込をするようにしましょう。基本的に、一度作成をした求人票については、最初に設定をしている募集人数が充足するまで、求人の取り下げをすることができません。曖昧な採用計画による内容取り消しや募集人員の中止・削減などがないよう、5月前半までに社内でしっかりと採用計画を立てておきましょう。


(3)求人票の受け取り

6月中にハローワークで求人の申込を完了したら、7月1日以降に再度ハローワークへ行き、完成した求人票の原本を受け取りましょう。(求人申込をした際、いつから求人票の受取が可能かを確認しておくと安心です)管轄のハローワークによって、求人票の受取が混雑する場合もあります。一早く求人票を受け取りたい為に朝からハローワークへ並ぶ人事の方もいらっしゃるほどです。当日は計画的に受取を行いましょう。

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(4)採用状況の報告

採用選考を進めていく中で忘れがちになってしまうのが、ハローワークへの採用状況報告書の提出です。例年9月から選考が解禁となりますが、毎月の採用内定状況を指定の書面に記入し、FAXでハローワークに提出をする流れとなっています。この書面については、ハローワークから送付されてくる「新規学校卒業予定者の求人・募集の手引き」に同封されています。もしくは、管轄ハローワークのホームページからデータをダウンロードできる場合もありますのでチェックしてみましょう。求人件につき、指定の報告書を枚ずつ作成します。求人がすべて充足するまで、毎月分(当該月に採用内定者がいない場合でも)を報告します。


(5)採用充足の報告

求人が充足した場合は、その都度ハローワークへ報告をします。これにより、該当する求人がWEB上で非公開となります。基本的に、求人票に記載されている求人数に達していない中で求人票を取り下げることはできないので注意が必要です。

(例)元々5名の求人数で募集をかけていたが3名採用が決まり、その段階で求人をクローズすることはできません。

やむを得ず募集の中止や募集人員の削減を行う場合は、ハローワーク及び学校に届け出が必要です。 

注意点:充足するまで求人の取り下げはできない

上述の通り、求人票に記載されている求人数を下回っている段階で、求人の取り下げをすることは原則できませんので、充足の報告をハローワークに入れるまで求人は公開され続けます。これにより、社内では採用充足と判断していても、高校生から応募がくる可能性もありますので、求人を作成する段階でしっかりと採用計画、募集人数の計画を立てることが大切です。

 

まとめ

今回は、高卒採用を進める上で必要となるハローワーク関連の対応について見ていきました。学校斡旋での採用活動を進めていく場合、ハローワークでの手続きは必須となります。採用活動初年度の際はやりづらさを感じるかもしれませんが、2年目以降は手続きが軽減される部分もあります。やるべきことを整理しながら計画的に活動を進めていきましょう。

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